Ao lidar com a gestão de equipes, o líder é encarregado de controlar as tarefas e distribuí-las entre seus comandados. Assim como os colaboradores devem se organizar com relação a elas, sabendo o que deve ser feito e quais são os seus prazos.
Mas o que pode ser feito para tornar esse processo mais fácil? É exatamente isso que a automação do controle de tarefas visa responder, auxiliando todo o time a realizar o trabalho de maneira ordenada.
Hoje você vai descobrir o que é a automação do controle e quais são os seus principais benefícios. Boa leitura!
O que é a automatização do controle de tarefas?
O controle de tarefas ou atividades é a ação de acompanhar aquilo que os colaboradores de uma equipe estão fazendo e também direcioná-los para as tarefas futuras.
Quando falamos de automatização, estamos abordando o fato de que a tecnologia pode trabalhar em função desse controle, sem a necessidade que ele ocorra de forma manual, em quadros ou documentos a serem enviados para os profissionais.
Essa automação se dá por meio do uso de ferramentas que tem como objetivo a organização das tarefas em equipes, facilitando principalmente o dia-a-dia de times híbridos ou que atuam totalmente de maneira remota.
Entre as principais funções dessas ferramentas estão os múltiplos quadros que podem ser criados para cada tarefa, indicando como deve ocorrer cada etapa da sua realização, quem são os responsáveis e qual é a data de entrega.
Além disso, é possível integrá-las com calendários, mecanismos que calculam timesheets e até mesmo chats, exclusivo para interações entre os profissionais durante o trabalho.
Benefícios da automatização do controle de tarefas
Agora que você já sabe o que é a automatização do controle de tarefas, descubra quais são os seus principais benefícios.
Produtividade
Ao contar com uma ferramenta que automatiza o controle de tarefas, o ganho mais notório é com relação à produtividade. Tudo aquilo que os profissionais precisam para desempenhar o seu papel estará disponível em um só lugar.
Para aumentar ainda mais a produtividade ao utilizar uma ferramenta de controle de atividade, você pode integrá-la a um timesheets, que calcula o tempo gasto em cada ação pelo colaborador, e oferece relatórios sobre a produtividade em cada tarefa.
Visualização de prazos e tarefas
Uma das principais vantagens das ferramentas em questão é a facilidade da visualização das tarefas que devem ser executadas, assim como os seus prazos.
Ferramentas que seguem a linha do Kanban permitem que as atividades sejam trocadas de lugar, facilitando a identificação daquelas que são prioridade e devem receber maior atenção.
Além disso, os aplicativos podem ser configurados para enviar avisos quando a data ou horário de entrega estiver chegando, sem a necessidade de alguém ficar responsável por enviar esse lembrete.
Comunicação efetiva
Utilizando a ferramenta de automação, a comunicação se tornará mais efetiva. Pois, após passado o tempo de aprendizado com o uso do aplicativo, os colaboradores saberão encontrar as informações necessárias para o seu trabalho e preencher as lacunas do programa com informações pertinentes.
Isso permite que a comunicação, por mensagens ou em reuniões, seja focada em resolver problemas que não envolvam a simples troca de informações.
Gestão de equipe
Ao controlar as tarefas por meio de um programa qualificado, a gestão da equipe se tornará mais fácil e com menos ruídos.
Para isso, porém, é necessário que o gestor capacite os colaboradores no uso da ferramenta escolhida, para que eles saibam quais os dados e informações que devem ser alimentados nela para que a automatização funcione e traga benefícios.
Redução de erros e custos
Por fim, o uso do programa de automação do controle de tarefas e suas funções leva a redução de erros, como a perda de prazos, e, por consequência, de custos, antes ligados ao montante gasto com comunicações e organização na empresa.
Pesquisa a melhor solução para a sua demanda
Existem diversas ferramentas de automação de controle de tarefas disponíveis, cada uma com as suas funcionalidades e as suas possibilidades de integração.
O ideal é que você escolha a que melhor se encaixa às suas necessidades e possa ser facilmente utilizada pelo seu time, dependendo também do seu budget disponível.
